第十六届世界符氏恳亲大会日益临近，我余姚符氏不敢一丝懈怠，全族动员、老少参与、上下齐心、精诚备至，然诚惶诚恐，还是生怕有负世界符氏大宗祠理事会的信任与重托。会议筹备期间，也深深感谢各地宗贤的关怀与慰问，感谢热心族众的献策建言，现今我筹备方仍有较多难以克服的困境索绕心头。
余姚乃人口不足百万的县级市，切以本地人口居多，故县城的发展规模狭小，合县城之域找不到举办大规模会议的理想场所，以至我们将恳亲盛会的地点最终确定在了天华村。天华村即我余姚符氏宗支历经千年生息繁衍之地，其虽地处姚北新区，但现今仍为农业基地。农村的天地是够开阔，但在农村的最大难题又是就餐问题，在恳亲大会筹备组总负责人建定宗长的多方努力和争取下，我天华广场空前准备承办四百人的用餐挑战，这亦是天华广场所能布置用餐桌、椅的最大容量。但就当前形势，我们深知仍满足不了会议需求，我会议筹备组几经磋商，并多方征求各地宗贤意见，为确保大会有序进行，综合考虑，现做出如下决定：
一、参会宗贤严格依照嘉宾证编号组织活动，依序排列；
二、会议期间压力最大、最具挑战性的一天为十月十八日，因参会人数多、活动不分流，望参会宗贤自觉维持秩序，尊老爱幼，相为扶助；午、晚餐，按桌次依序排列，形式如下：餐桌（每桌十人）依次1——40号，第一桌对应嘉宾证序号为1——10，依次排列，第40桌即对应嘉宾证序号为390——400；中间如有空缺，400号以后依次递补，递补后仍容纳不下者，村中饭店或餐馆自行解决，望参会宗贤能够谅解并给予配合，决无排斥或歧视之意，条件限制，我筹办方不得已而为之。
三、十月十九日，因上、下午活动分流，望参会宗贤报到之时明确自己所属活动场次，并依序参加所属活动项目。十九日上午天华山祭祖、下午大宗祠理事会，国内宗亲需以团队参报，且一省域一个名额，望各省域不同宗支做好协商，选取代表，或由我筹办方指定人选（先到先选，无分别与歧视）。
四、特别强调事项：
（一）会议接待时间仅限
（二）本次恳亲大会不收取参会费用，大会所需活动经费、及午、晚餐费用皆由我承办方承担，参会宗贤自行解决往返交通及住宿费用，早餐统一在宾馆食用自助餐。
（三）参会宗贤如有乐捐善施者，我余姚符氏社将统一开启票据，并予符氏宗亲网公示。
《告宗亲书》为我恳亲大会筹备方万般无耐之选择，望参会宗贤能够理解，并给予支持和配合，现将《告宗亲书》公示与众，并报请世界符氏大宗祠理事会批准。
第十六届世界符氏恳亲大会筹委会
浙江余姚天华符氏社